Специалист по оформлению документов группы выездных работ Вакансия партнера

Обязанности
Подготовка бланков актов отбора и регистрации проб: предзаполнение реквизитов (объект, адрес, заказчик, № заказа, договор и пр.) по данным 1С, формирование комплектов для бригад;
Проверка оформленных по окончанию выезда актов по чек-листу: подписи, печати, реквизиты, соответствие форме;
передача замечаний исполнителям и проверенных комплектов в группу оформления документов;
Оформление актов отбора и регистрации на объекты без выезда (по данным заказчика или подрядчика);
Ведение данных в 1С: технические комментарии к заказам, прикрепление сканов актов, пропусков и командировочных документов;
Оформление отчетной документации по результатам работ группы выездных работ;
Бронирование авиа- и ж/д билетов, гостиниц, транспорта;
обмен и возврат билетов при изменении планов;
Подготовка писем заказчикам на пропуска (работники, транспорт, оборудование), сбор документов для допуска на объекты;
Проверка авансовых отчётов на комплектность до передачи в бухгалтерию;
оформление описей и сопроводительных документов на грузы. Оперативное дежурство, согласно графику.

Требования
Обязательные: Внимательная работа с большим потоком документов, умение находить ошибки и расхождения в реквизитах;
Уверенная работа в MS Word и MS Excel (формулы, фильтры, сводные таблицы);
Работа в 1С (желательно 1С:Лаборатория или аналог);
Знание основ делопроизводства, грамотная деловая переписка;
Понимание терминологии отбора проб и основ химии желательно (обучение на месте). Готовность к дежурствам по утвержденному графику во время нахождения бригад в командировках. Желательные: Опыт бронирования авиа- и ж/д билетов, гостиниц, автобусов, такси и аренды автомобилей. Опыт возврата и обмена билетов, отмены бронирований и оперативной перестройки маршрутов. Опыт оформления пропусков на работников, транспорт и оборудование для закрытых производственных объектов. Опыт подготовки писем заказчикам и контроля полного комплекта документов для допуска на объект. Опыт работы в программе Комбат или аналогичных системах мониторинга маршрутов.