Специалист по организационному и документационному обеспечению 2 категории Вакансия партнера

Обязанности
Специалист по организационному и документационному обеспечению выполняет задачи, поставленные перед Управлением делами. Специалист по организационному и документационному обеспечению: - осуществлять делопроизводство в соответствии с Регламентом Администрации;
- обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, рассылать и вручать ее должностным лицам, гражданам;
- контролировать сроки исполнения входящей документации;
-информировать ежемесячно директора Управления делами, мэра Макаровского муниципального округа Сахалинской области (далее Мэр) о состоянии исполнения контролируемых документов, об имеющих место нарушениях сроков исполнения и их причинах;
- обеспечивать представление руководителями отделов Администрации, органов местного самоуправления Макаровского муниципального округа Сахалинской области (далее Макаровский муниципальный округ) информаций и справок;
- обеспечивать явку руководителей, работников на заседания, совещания;
- обеспечивать хранение протоколов, корреспонденции, журналов регистрации корреспонденции;
- обеспечивать наличие и сохранность необходимых для работы руководителей справочных материалов;
- обеспечивать представления руководителями органов местного самоуправления Макаровского муниципального округа информаций, справок, докладных записок и пр., осуществлять подготовку материалов, необходимых Мэру, директору Управления делами для выступлений и докладов по вопросам организации;
- вести личную переписку Мэра;
- обеспечивать планирование работы Мэра и вице-мэров муниципального образования;
- вызывать по указанию Мэра и вице-мэров Макаровского муниципального округа работников Администрации и иных органов местного самоуправления Макаровского муниципального округа;
- планировать и осуществлять подготовку публичных мероприятий Мэра;
- осуществлять прием и передачу телефонограмм, телефаксов;
- обеспечивать порядок в приемной Мэра;
- вести подшивку периодической изданий, обеспечивать комплектность и сохранность журналов и газет, получаемых Мэром;
- вести регистрацию работников, уходящих из здания Администрации в течение рабочего дня;
- готовить и направлять по согласованию с Мэром публикации в СМИ, размещению на сайте Макаровского муниципального округа о работе Администрации, Мэра;
- обеспечивать исполнение плана работы Администрации в соответствии с компетенцией. - контроль за работой СЭД.

Требования
Коммуникабельность и умение тактично выстраивать диалог как по телефону, так и при личных встречах. Пунктуальность и ответственность. Организаторские способности: умение планировать время руководителя, расставлять приоритеты, контролировать исполнение поручений. Стрессоустойчивость и эмоциональная стабильность. Неконфликтность и способность сглаживать сложные ситуации. Хорошая память и внимательность к деталям. Грамотная устная и письменная речь.