Специалист по документообороту Вакансия партнера

Обязанности
Обеспечивать упаковку, защиту, подготовку к отправке и отправку почтовой корреспонденции филиала в соответствии с требованиями нормативных документов, в целях обеспечения ее доставки в хорошем состоянии. Осуществлять электронную переписку с использованием корпоративной почты, знать и использовать в работе информационную систему Осуществлять регистрацию входящей и исходящей корреспонденции филиала в системе и, при необходимости, осуществлять рассылку зарегистрированной корреспонденции по указанным реквизитам доступными каналами связи. Обеспечивать перевод текстов документации, писем, и другой корреспонденции с английского языка на русский и наоборот. Осуществлять прием ежедневных, оперативных заявок, направленных в филиал от судовладельцев, судостроительных, судоремонтных предприятий и других заказчиков услуг PC. Осуществлять ведение оперативного журнала заявок и контроль выполнения промежуточных заявок в соответствии с требованиями нормативных документов, включая иногородние участки. Сканировать финансовые документы, оформленные бухгалтерией филиала (счета, договоры, акты сдачи-приемки, акты сверок), направлять их по электронной почте и в твердом виде адресатам. Размещать документы в карточках заявок в системе с отметками об отправке. Разрабатывать, вносить изменения и поддерживать в актуальном состоянии Номенклатуру дел Астраханского филиала в соответствии с применимыми требованиями нормативных документов. Осуществлять размещение отработанных документов в дела в соответствии с Номенклатурой дел. Контролировать процесс ознакомления работников филиала с материалами, направленными на ознакомление, в том числе на бумажном носителе и ежемесячно представлять директору филиала списки работников, нарушающих установленные сроки ознакомления. Проводить по указанию руководства и главных инженеров-инспекторов филиала сбор подписей на документах в твердом виде, (журналы, листы ознакомления, отчеты и т.д.) у персонала Астраханского филиала РС в установленные сроки.

Требования
Высшее/высшее техническое образование, знание английского языка - не менее среднего, стаж практической работы делопроизводителем, не менее 3 лет. Работа - временная, на период отсутствия основного работника.